«Порядок навчає час зберігати» Йоган В. Гете
Завершується перший рік надання грантової підтримки проєктам, які стали переможцями конкурсів Національного фонду досліджень України у 2020 році. За цей час багато чого відбулось як в оновленні підходів до менеджменту грантових проєктів, так і розгортанні функціоналу Фонду. Місяць тому розпочався новий конкурс «Наука для безпеки та сталого розвитку України», а найближчим часом буде запроваджено ще два. Ці конкурси сприятимуть розвитку дослідницького потенціалу наших наукових шкіл та нададуть можливість ширшого залучення закладів вищої освіти і наукових установ України до грантової підтримки проєктів.
Сьогодні вже сміливо можна говорити про те, що Фонд потроху починає інституційно стверджуватись в науковому просторі України, він зажив повноцінним життям і почав виконувати свою основну функцію – фінансувати найкращі наукові проєкти. Спостерігаючи за розгортанням основних напрямів діяльності Фонду, викарбовуються його основні цикли та закономірності, які вибудовуються паралельно з кожним наступним кроком реформування наукової галузі України, її поступовим входженням у світовий науковий простір.
Нам є чим пишатись і над чим працювати далі. Проте зараз хочемо поділитись своїми «болями» (які, до речі, вже не раз висвітлювались у соцмережах та медіа) та своїм баченням тактики їх «лікування».
Розпочнемо з першої частини конкурсного циклу – подачі заявок через автоматизовану систему Фонду. Законодавчо визначено, що на це учасники конкурсів мають не менше 30 календарних днів. Здавалось, начебто достатньо для ретельної підготовки проєктної документації. Проте, форма заявки містить значну кількість пунктів та вимагає завантаження декількох обов’язкових документів у форматі pdf. Це потребує не тільки ретельної підготовки проєктної документації, a й дуже ретельного покрокового проходження усіх етапів подачі документів. Другий рік поспіль спостерігаємо низку типових проблемних моментів, які точно не роблять як для майбутніх грантоотримувачів, так і для дирекції Фонду процес більш ефективним та менш нервовим.
По-перше, в абсолютній більшості випадків опція «Підписати та надіслати заявку» задіюється учасниками конкурсів переважно протягом двох останніх днів з 30 можливих. У результаті маємо наступне: учасники поспіхом забувають завантажити актуальну інформацію, а система перенавантажується.
По-друге, учасники подекуди не завантажують усі необхідні документи (це, наприклад, стосується заяви щодо відповідності учасника конкурсу пункту 5 критеріїв оцінки допустимості державної допомоги суб’єктам господарювання на проведення наукових досліджень, технічний розвиток та інноваційну діяльність), або завантажують документи, які не відповідають визначеній Фондом формі (наприклад, календарний план, який є однією з найважливіших складових заявки, бо проєкт має виконуватись відповідно до завдань, які зазначаються у ньому). У результаті такі заявки відхиляються на етапі попереднього розгляду.
По-третє, учасники не заповнюють усі пункти в самій заявці, хоча вони є обов’язковими. Усі подібні формальні неточності призводять до відхилення заявки на першому ж етапі.
Як це «лікується»? Дуже просто: до подання заявки необхідно УВАЖНО ознайомитись з умовами конкурсу (зважаючи на те, що умови конкурсів НФДУ не є ідентичними). Радимо складати чек-ліст, у який варто внести повний перелік необхідної для оформлення заявки інформації та документів. Також рекомендуємо обрати з членів команди людину, яка б організовувала процес такої підготовки.
Також варто залучати представників фінансової служби чи бухгалтерії до формування фінансових документів. Точно не радимо відкладати подання заявки на останні дні.
Наступним важливим етапом у життєвому циклі Фонду є підписання договорів з переможцями конкурсу. Неодноразово чули критику стосовно цього процесу, який, до речі, ніколи не буває легким в інших сферах нашого з вами життя. Але якщо обидві сторони ставляться до договірних процедур системно та уважно, проблемі можна запобігти. За нашим досвідом, особлива складність полягає в оформленні фінансової частини договорів – кошторисів та розрахунків до них. Тут хотілося б звернути увагу на те, що кошти (безпрецедентно великі для України) виділяються виключно для проведення дослідження/розробки. Тому варто розуміти: у договорі можуть фігурувати виключно ті видатки, які були зазначені у заявці як необхідні для виконання дослідження/розробки.
Кожна заявка проходить серйозну експертну оцінку. Проєкти, які перемагають у конкурсі, стають певним чином замкненою системою, компоненти якої взаємопов’язані. Тому «відривати» наукову частину від фінансової складової неможливо.
Іноді чуємо претензії: «Як можна передбачити абсолютно усі витрати на 2-3 роки наперед?». Не тільки можна, але й необхідно. Наступне питання: а що як відбуваються істотні зміни у ході дослідження, які викликають необхідність, наприклад, заміни членів команди або обладнання на аналогічне тощо? Відповідь на це запитання унормована на законодавчому рівні – це можливо, але за наявності обґрунтування та відповідного рішення наукової ради Фонду.
Іншою больовою точкою процесу грантової підтримки, на жаль, стає нереалістичність поставлених в заявці наукових задач. Наведу конкретний приклад по одному з проєктів-переможців. Метою проєкту було зазначено розробку української вакцини, що захищає від інфекції SARS-CoV-2. Мета, безумовно, надважлива для безпеки країни. Проєкт мав величезний резонанс у засобах масової інформації. Але наразі автори проєкту (і Фонд разом з ними) мають величезний клопіт: як виявляється, ані в основного виконавця (це Інститут біології клітини НАН України), ані у субвиконавця (це ДУ «Інститут нейрохірургії ім. акад. А. П. Ромоданова НАМН України») немає фізичної можливості виконати задачі проєкту у 2021 році. В Україні немає лабораторій відповідного рівня біозахисту, немає трансгенних мишей (саме їх планувалось використовувати як лабораторних тварин), немає штаму лабораторного вірусу SARS-CoV-2. Усе це було зазначено в заявці як запорука проведення дослідження. Наразі зрозуміло, що велику частку робіт за цим проєктом не можна виконати в Україні. Тепер усі разом шукаємо шляхи вирішення такої ситуації виключно через нереалістично завищені сподівання та недбале планування проєкту з боку виконавців.
Наступне. Грантовий цикл передбачає звітування після кожного проміжного етапу та по завершенню проєкту. Тут також є свої проблеми. Абсолютним «лідером» можемо вважати процес закупівлі вартісного наукового обладнання. Іноді тендерні процедури затримуються через об’єктивні причини (наприклад, коли торги були оголошені вчасно, але не відбуваються декілька разів або наявні оскарження від учасників торгів). Але маємо випадки (далеко непоодинокі), коли фінансування розпочинається у травні, а тендери оголошуються на початку серпня. Зрозуміло, що часу на завершення процедури закупівлі не вистачає. Вам не нагадує це ситуацію з дедлайном подання заявок? Або наприкінці серпня маємо запитання від грантоотримувачів: «Зараз час відпусток, тому наукова рада університету не може зібратись для затвердження звіту по проєкту. Чи можемо не надавати рішення про схвалення наукового звіту?» Відповідь: таке рішення надавати необхідно по завершенню кожного етапу. Це чітко зазначено в умовах договору, який, як здається, не всі уважно читають. І це прикро.
Підсумовуючи зазначене, хочемо наголосити:
-природа грантової підтримки суттєво відрізняється від інших механізмів фінансування науки (зокрема, так званого, базового фінансування);
-діяльність різних грантонадавачів у різних країнах регламентується різним законодавством. В Україні це законодавство досить суворе, а використання коштів покроково регламентується;
-Фонд надає кошти державного бюджету (джерело – наші з вами податки), що автоматично накладає купу обмежень та зобов’язань. Фонд є державною бюджетною установою, яка позбавлена можливості дозволяти те, що забороняє закон;
-подаючи заявку та підписуючи договір, обидві сторони беруть на себе серйозні зобов’язання, про можливість виконання яких варто думати не в процесі, а з самого початку;-менеджмент гранту – це важлива складова виконання проєкту, і він потребує уважності та відповідальності.
Ми з радістю ділимося нашим досвідом та сподіваємось, що учасники наших конкурсів поступово набудуть необхідних навичок підготовки та адміністрування грантових проєктів.Тобто, наукові звіти мають бути оформлені відповідно до чинних в Україні стандартів.
Сподіваємось, що наші застереження допоможуть учасникам конкурсів запобігти помилок у майбутньому.
Від імені дирекції НФДУ -виконавча директорка Ольга ПОЛОЦЬКА, Газета “Світ”, № 33 – 34, 2021 р.